Krijg nieuwsbrief

Please enable the javascript to submit this form

 
 

Contacteer ons
(Open van 8:30 uur tot 17:00 uur)

Schrijf.be copy & content
Willem Geetsstraat 9, 2800 Mechelen
BE 0848.540.558 

+ 32 15 27 55 10  -  info@Schrijf.be




Menu

Verslag schrijven

Leest niemand uw vergaderverslag? Dan was uw vergadering nutteloos. Want de aanwezigen komen hun afspraken niet na. En de afwezigen verschuilen zich achter hun onwetendheid. Zorg ervoor dat uw verslag wel wordt gelezen én uitgevoerd: met deze vier tips.

Verslag schrijven? Kies een heldere structuur

Verslag schrijvenEen keurig vergaderverslag bevat:

  • hoofding: wat, waar, wanneer en wie?
  • agendapunten, in volgorde van bespreking: Oké, dat is al netjes maar … onvoldoende. Want uw lezer ziet de essentie niet. Help hem een handje, door een verslag te schrijven met reliëf: 
  1. Val met de deur in huis: een kaderstukje somt meteen de belangrijkste agendapunten op. En vraagjes doen het hier wondergoed: Zijn onze soepen smakeloos? Hoe voorkomen we diestal van ons bestek? Wat staat er op het kerstmenu?
  2. Zorg voor duidelijke call to actions. Zet bij elk item wie wat tegen wanneer doet: Michel bestelt 5 kg kippenbillen vóór 4 februari.

Een kort en leesbaar verslag schrijven

  • "De voorzitter heet iedereen welkom." Fijn! Maar irrelevant, net zoals letterlijke citaten. Herleid ze tot de essentie.
  • Letterlijk zegt verkoper x: “Ik denk persoonlijk dat de turn-over van ons Basic Soup-gamma wel zou varen bij een lichte stijging van het natriumchloridegehalte.” Maar u schrijft in uw verslag: Zouden onze soepen beter verkopen met wat meer zout? (Verkoper x)

Wilt u een verslag schrijven dat wordt gelezen? Maak het dan ook leesbaar. Grijp uw lezer bij de kraag. En vermijd afkortingen –  zoals ‘cf. pnt. 9’: daarover struikelt uw luie lezer.

Schrap uzelf uit uw vergaderverslag

Een verslag schrijven is: de feiten objectief weergeven. ‘Ik’ is taboe. En pas op voor gekleurde informatie:

  • Vermijd geladen adjectieven zoals gewaagd voorstel, gedurfde conclusie, verrassende tussenkomst, ... Vervang ze door: voorstel, conclusie, tussenkomst, …
  • Beschrijf neutraal wat er wordt gezegd, niet hoe het wordt gezegd. Schrijf dus niet: Lore klaagt dat zij geen tijd heeft om elke dag het bestek te tellen. Wat schrijft u wel? Lore heeft geen tijd om elke dag het bestek te tellen.
  • Wees consequent in uw aansprekingen. Anders komen uw persoonlijke voorkeuren toch aan de oppervlakte. Stefanie wil vis op het menu, maar meneer Van Rompuy stelt zijn veto. Vervang meneer Van Rompuy gerust door Wim.

Lees uw verslag hardop na

Volgde u deze tips? Dan hebt u een correcte, zakelijke en toch prettig leesbare tekst. Toets dat door hem hardop te lezen. Klaar met uw verslag te schrijven? Verspreiden maar. En benadruk in de begeleidende mail dat uw verslag niet vrijblijvend is. Wel een oproep om afspraken na te komen. Alleen zo maakt u goede vrienden.

Reageer